Kamu kurumlarında yıllardır süregelen geleneksel makam odası anlayışının yerini ortak çalışma kültürüne bıraktığı İzmir Büyükşehir Belediyesindeki açık ofis uygulaması, ziyaretçilerin de dikkatini çekiyor.
MİA Haber İmtiyaz sahibi ve aynı zamanda Türk İnternet Medya Birliği (TİMBİR) Genel Başkan Yardımcısı ve Teşkilat Başkanı Cengiz Aksan, İzmir programı kapsamında ziyaret ettiği İzmir Büyükşehir Belediyesinde gördüğü açık ofis çalışma alanını değerlendirdi. Aksan, yaklaşık bir yıldır uygulanan çalışma modelinin yalnızca fiziksel bir değişiklik olmadığını, belediye yönetiminde iletişim ve koordinasyon anlayışını da farklılaştırmayı hedeflediğini vurguladı.
80 yönetici, 900 metrekarelik ortak alanda
İzmir Büyükşehir Belediye Başkanı Dr. Cemil Tugay’ın öncülüğünde hayata geçirilen uygulama kapsamında, belediye başkanı, genel sekreter, genel sekreter yardımcıları, daire başkanları ve belediye şirketlerinin genel müdürlerinden oluşan yaklaşık 80 kişilik üst yönetim kadrosu, Kültürpark’taki yaklaşık 900 metrekarelik ortak çalışma alanında bir araya geliyor.
Geleneksel makam odalarının yerine ortak çalışma masalarının tercih edildiği sistemde yöneticiler aynı ortamda görev yapıyor. Kişiye özel sekreterlik ve servis anlayışı yerine ortak hizmet düzeni benimsenirken, mevcut ofis eşyalarının yeniden değerlendirilmesi de uygulamanın dikkat çeken yönleri arasında bulunuyor.
Bürokratik mesafe yerine doğrudan iletişim
Açık ofis sisteminin en önemli yönlerinden birinin yöneticiler arasındaki iletişimi kolaylaştırması olduğuna dikkat çeken Aksan, farklı birimlerin aynı ortamda bulunmasının koordinasyon açısından önemli bir avantaj sunduğunu belirtti.
Aksan’ın değerlendirmesine göre uygulama; birimler arasındaki görüş alışverişini kolaylaştırması, yöneticilerin birbirlerine daha hızlı ulaşabilmesi ve farklı bölgelerdeki birimler arasında yaşanan zaman kaybını azaltması bakımından önem taşıyor.
Modelin vatandaş açısından da önemli bir yaklaşım sunduğunu ifade eden Aksan, üst düzey yöneticilerle iletişimin kolaylaşmasının belediye hizmetlerine erişim bakımından olumlu bir adım olduğunu dile getirdi.
“Bence her belediye bu modeli uygulamalı”
İzmir Büyükşehir Belediyesinde gördüğü uygulamayı diğer yerel yönetimlerin de değerlendirmesi gerektiğini belirten Aksan, açık ofis sisteminin kamu kaynaklarının daha etkin kullanılması, ortak çalışma kültürünün geliştirilmesi ve hizmet süreçlerinin kolaylaştırılması açısından örnek olabileceğini kaydetti.
Aksan, değerlendirmesini şu sözlere yer verdi:
“Geleneksel makam odası yerine Açık Ofis sistemi. Tüm yöneticiler aynı alanda! Dün İzmir programımız kapsamında Büyükşehir Belediyesi’ni ziyaret etmiştik. Gördüğüm ve tüm belediyeler tarafından örnek alınması gerektiğini düşündüğüm bir uygulamayı aktarayım. AÇIK OFİS SİSTEMİ Büyükşehir Belediye Başkanı Dr. Cemil Tugay, yaklaşık bir yıl önce yeni bir uygulama başlatmış. 80 üst düzey yönetici Kültürpark’taki 900 metrekarelik ortak çalışma alanında bir araya getirilmiş. Klasik makam odası düzeni yerine doğrudan iletişim, hızlı karar alma ve ortak çalışma ile vatandaşın işlerinin kolaylaştırılması hedeflenmiş. Bu çalışma sistemi ile bürokratik süreçler azalmış, belediye birimleri arasındaki koordinasyon güçlendirilmiş, hizmet verimliliği artmış ve mevcut kaynaklar daha etkin kullanılmaya başlanmış. Açık Ofis modeliyle vatandaşın üst düzey yöneticilerle bir araya gelmesi de kolaylaştırılmış. Sistemin en büyük avantajı ise farklı bölgelerde olan birimler arasında gidip gelme zahmeti ortadan kaldırılmış. Güzel düşünülmüş, bence her belediye bu modeli uygulamalı.”
