KVKK tarafından yayımlanan “İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu” ile veri sorumlularının başvuruları sonuçlandırma ve ilgili kişilere cevap verme yükümlülükleri hatırlatıldı.
Duyuruda, kişilerin kişisel verilerine ilişkin taleplerini veri sorumlusuna iletebildiği, veri sorumlusunun ise bu başvuruları en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırması gerektiği belirtildi.
Sözlü görüşme resmi cevabın yerine geçmiyor
Kurumun incelemelerinde bazı veri sorumlularının başvuruları yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim yöntemleriyle yanıtladığının tespit edildiği aktarıldı.
Başvuru kapsamında ek bilgi alınması, konunun açıklığa kavuşturulması veya süreç hakkında bilgilendirme yapılması amacıyla ilgili kişilerle sözlü iletişim kurulabileceği belirtilen duyuruda, bu görüşmelerin Kanun kapsamında verilmesi gereken resmi cevabın yerine geçmeyeceği vurgulandı.
Cevapların yazılı veya elektronik olarak iletilmesi gerekiyor
KVKK, başvurulara verilen cevapların yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesinin, ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmesi ve olası şikayet ile inceleme süreçlerinin sağlıklı yürütülebilmesi açısından önem taşıdığını bildirdi.
Duyuruda ayrıca, başvuru sürecinin gerektiğinde yargı mercileri önünde belgelendirilebilmesi için cevapların yazılı veya elektronik ortamda iletilmesi gerektiğine dikkat çekildi.
Kurum, veri sorumlularına başvuruları mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde sonuçlandırmaları ve cevaplarını yazılı veya elektronik ortamda bildirmeleri çağrısında bulundu.
Verilecek cevaplarda taleplerin hangi kapsamda karşılandığının açıkça belirtilmesi gerektiği ifade edilirken, karşılanmayan veya reddedilen talepler bakımından ise açık ve anlaşılır gerekçelere yer verilmesi gerektiği kaydedildi.
KVKK, telefon görüşmesi veya yüz yüze bilgilendirmenin başvuru sürecinde kullanılabileceğini, ancak ilgili kişinin talebine ilişkin mevzuata uygun resmi cevabın ayrıca yazılı veya elektronik ortamda iletilmesi gerektiğini bildirdi.
